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Iinformationsarbeit

 

Pilotprojekt 2009: Informationsarbeit

Für die Informierung der BZ über den Verlauf des Projekts, Übermittlung der für Russlanddeutsche aktuellen Informationen und Koordinierung des Projekts wurden an alle Partner per E-Mail Informationsschreiben versandt. Insgesamt sind 2009 35 solche Schreiben ausgegangen. Darüber hinaus wurde vom Büro des IVDK aktive Korrespondenz und Beratung der BZ zu organisatorischen, inhaltsbezogenen und finanziellen Fragen geführt. Das Gesamtvolumen der Korrespondenz machte 2600 ein- bzw. ausgehende Schreiben aus.

Neben der Korrespondenz werden im Büro des IVDK (vom Koordinator und Finanzleiter des Pilotprojekts) nahezu täglich Telefonate und Beratung durchgeführt (insgesamt mindestens 4 Tausend Telefonate). Ferner wurde für die Beleuchtung des Pilotprojekts auf der Internetseite RusDeutsch eine besondere Seite für breite Beleuchtung der Tätigkeit der BZ der Pilotregion eingerichtet.

Die BZ des PP wurden regelmäßig mit den Periodika von „IVDK-Medien“ versorgt. Vom IVDK wurden für die BZ Kleinbibliotheken (bestehend aus ca. 50 Titeln der Ausgaben von „IVDK-Medien“, je 10 Exemplare jeden Titels für bequeme Gruppenarbeit) zusammengestellt und an die BZ versandt. Diese Materialien wurden allen Interessierten Zentren für vielseitigeren Unterricht in den Sprachkursen und -zirkeln sowie für die Nutzung bei der Durchführung der Sommersprachplätze und Jugendlager zur Verfügung gestellt. Ferner wurden methodische Kleinbibliotheken den Lehrern zur Verfügung gestellt, die am Seminar in Kostroma teilnahmen.

Es kann mit Sicherheit behauptet werden, dass im Laufe der Abwicklung des Pilotprojekts die Informationskontakte und der Austausch zwischen den Leitern der BZ und dem Büros des IVDK intensiver wurden.

Die Tätigkeit des IVDK bei der Umsetzung des PP ist für die ANO „Breitenarbeit“ als kontrollierende Organisation höchst offen und transparent. Die Koordinatorin des Pilotprojekts N.W. Timofeewa lässt sich vom Vize-Direktor der ANO „Breitenarbeit“ A.A. Medwedew beraten, informiert über das Pilotprojekt und beantwortet umgehend die Informationsanfragen.

Der Finanzleiter des Pilotprojekts steht im ständigen Kontakt mit den Mitarbeitern der Buchhaltung der ANO „Breitenarbeit“, legt frühzeitig die gesamte erforderliche Berichterstattung zum Projekt vor und beantwortet die Schreiben der Mitarbeiter der ANO „Breitenarbeit“ umgehend, i.d.R. am Tag ihres Eingangs.

Die ANO „Breitenarbeit“ wurde im Voraus über die Termine von Maßnahmen der Partner informiert, um den Besuch durch ihre Mitarbeiter der für sie interessanten Maßnahmen zu ermög-lichen. Diese Angaben wurden aufgeführt:
a) in den zum Wettbewerb eingereichten Anträgen;
b) in den Anlagen über die Arbeitsfelder im Vertrag zum Pilotprojekt, wo die Finanzierung in einzelte Tranchen eingeteilt wurde.

Von den Vertretern der ANO „Breitenarbeit“ und des Büros des PP wurden gemeinsam Korrekturen zu den „Anforderungen an die Erstellung der Berichtsdokumente unter Verträgen über zweckgebundene Finanzierung in Form eines nicht rückzahlbaren Zuschusses“ von 2004. Diese wurden in die neue Fassung der „Anforderungen…“ eingebracht, deren Einführung in  einheitlicher Form für alle Interessen der GTZ vertretenden Organisationen beabsichtigt wird.

Damit konnten im Laufe des Projekts alle Informationsflüsse zwischen den Büros des IVDK, der BZ und der ANO „Breitenarbeit“ und allen Partnerorganisationen reibungslos und effizient gestaltet werden.

Siehe auch:

 

 

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